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• Organiser un séminaire « low cost » chapitre 3

Organiser un séminaire « low cost » chapitre 3

 

Votre agence vous permet de faire baisser le coût de vos séminaires!

 

Voilà bien une affirmation farfelue sur le marché français où il est de bon ton de penser que de travailler avec une agence ça coute cher et qu’il est plus sage de s’en passer, ou mieux encore, de la solliciter pour obtenir un devis gratuit et les bonnes idées qui vont avec et ensuite tenter de réserver les prestations en direct.

Mais dans la réalité c’est bien souvent un mauvais calcul.

 

Les revenus de l’agence.

Chez www.alpes-seminaires.com et www.france-seminaires.fr nous estimons le travail nécessaire à la réalisation d’un dossier et appliquons donc nos frais sur notre coût d’achat des diverses prestations. Hors, en tant que professionnels, nous disposons de tarifs professionnels inférieurs aux tarifs que nos clients pourraient obtenir en traitant en direct. Notre chiffre d’affaire est donc pour une faible part à la charge de nos clients voire pas du tout. Plus le groupe est important et plus la durée est longue alors le pourcentage de marge agence sera faible. Paradoxalement certaines personnes en charge d’organiser des séminaires et congrès confient les petits dossiers et gère elle même les gros pensant que cela coutera trop cher alors même que c’est tout à fait l’inverse, plus le dossier et gros, moins il coute au client. Si l’on obtient en moyenne 15% de remise sur les prix public et que l’agence applique 10% de frais pour sont travail, alors le client payera moins cher que en ayant géré directement tout en bénéficiant du service d’un professionnel et en y consacrant dix fois moins de temps.

 

Le pouvoir de négociation.

Quand vous organisez un ou deux séminaire par an, nous en organisons plusieurs dizaines ce qui nous met en position plus facile pour négocier les prix pour vous auprès des prestataires.

 

Les services fournis.
Les « frais » d’agence, en voilà un bien vilain mot comme si un profiteur avait ponctionné sans raison le coût de votre séminaire. Gardez bien en tête que la majorité des agences comme c’est le cas chez www.alpes-seminaires.com et www.france-seminaires.fr fournissent un réel service contre ces « frais », nous ne sommes pas uniquement des « vendeurs »
Tout d’abord, pour l’organisation de votre séminaire, nous vous conseillons quant au meilleur choix pour le lieu, la formule, le programme, c’est une première grosse valeur ajoutée pour éviter les mauvais choix. Cela permet également d’aller droit au but, de ne pas perdre de temps et donc d’argent. Ce conseil est le fruit de nombreuses années d’expérience et de recherches perpétuelles et de repérages incessant pour découvrir de nouveaux lieux ou s’assurer de la qualité d’anciens.
Ensuite nous vous proposons des organisations rigoureuses pour lesquelles nous ne comptons pas notre temps afin d’atteindre le résultat. Cela se compte en dizaines d’heures bien souvent.

Et pour finir, nous sommes présents sur place pour assurer la qualité des prestations et la gestion des imprévus.

 

Le temps que vous ne dépensez pas.

Nos interlocuteurs, chez nos clients, sont bien souvent par ailleurs très occupés et tout le temps que nous leur consacrons c’est du temps gagné pour votre travail de tous les jours. Si nous vous conseillons cela  vous évite de chercher, si nous contactons tous les prestataires, vous n’avez pas à le faire, quand nous gérons toute les réservations, les vérifications et organisation, vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur le contenu de vos réunions.

 

La gestion sur place.

Une bonne gestion sur place est également une potentielle source d’autonomie. Un séminaire dont les imprévus viendraient à en faire un fiasco alors que votre séminaire est un investissement serait lourd de conséquence. Votre agence, dont c’est le métier, connait les ficelles pour gérer en douceur les imprévus en anticipant ceux-ci et en utilisant ses connaissances du terrain pour réagir au plus vite et au mieux.

 

Pour finir, même si votre unique préoccupation est « le moins cher », si vous devez y passer une semaine complète, gérer votre séminaire seul ne sera peut être pas le meilleur choix, votre agence vous fourni une réelle valeur ajoutée, considérez là comme un vrai partenaire. Si vous avez déjà travaillé avec une agence avec laquelle vous êtes en confiance, commencez par lui confiez le dossier et attendez de voir si elle vous propose une solution qui vous plait avant de vous lancer également dans des recherches. Faites confiance à votre agence, elle vous le rendra bien, car vu le taux de concrétisation faibles actuels des agences, quand un client lui fait confiance et lui ai fidèle, elle y consacrera d’autant plus de temps sachant que ce client est acquis à sa cause et vous fera profiter de meilleur prix, car il vaut mieux un client fidèle qui rapporte moins mais régulièrement.

 

Votre agence est un partenaire pour que vos séminaires soit une réussite et avec des prestations adaptées à votre budget.

 

Yves Brunot

Professionnel du tourisme et de l’événementiel depuis 25 ans, consultant, conférencier.

www.alpes-seminaires.fr & www.france-seminaires.fr

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