Tendances – Pourquoi externaliser l’organisation de son séminaire ?
A chacun son métier pourrait on dire !
Si l’on exclue les quelques très grosses entreprises qui organisent de multiples congrès et séminaires par an et qui a ce titre ont a temps plein une équipe organisatrice, les entreprises qui organisent un ou deux séminaires annuels ont tout intérêt à utiliser les services d’agences sous traitantes. Car l’organisation, c’est un métier.
Des produits originaux et novateurs
Les organisateurs de séminaires, dont c’est le métier, passent beaucoup de temps a chercher, découvrir, essayer de nouveaux produits, de nouvelles animations ou activités, visiter de nouveaux hôtels ou infrastructures. A ce titre, votre agence organisatrice de séminaires a de très forte chance d’avoir facilement et rapidement de nombreuses solutions à vous proposer.
Une réactivité notable
Votre agence organisatrice de séminaire passant son temps à organiser ce type de prestation, elle connait donc bien comment organiser un séminaire qui « fonctionne » ainsi que de nombreux lieu. Pour cette raison, vous avez toutes les chances que votre agence vous fournisse des propositions de programmes de qualité beaucoup plus vite que si vous l’organisez en interne.
Un gain de temps indéniable
Il va de soit que tout le temps ou votre agence fait des recherches ou travaille à l’organisation de votre séminaire, ce temps, vous le consacrez à d’autres tâches, les assistantes de direction qui sont le plus souvent en charge de cette tâche d’organisation sont déjà fort occupées tout au long de l’année, la sous-traitance y est ici une grosse valeur ajoutée.
Une organisation professionnelle
Organiser un séminaire, c’est un métier, penser au moindre détail, anticiper, parer aux imprévus. L’organisateur de séminaire externe n’est pas là pour « profiter » du séminaire, ni se détendre, il est tout à sa tâche et concentré sur la qualité de l’organisation. De plus les années de métier font qu’il est très attentif à de nombreux détails. Anticiper est le maître mot, tant un petit problème imprévu peut en peu de temps déstabiliser une organisation bien huilée et la transformer en cauchemar.
Une optimisation des coûts
Si l’on considère tout le temps que l’entreprise ne consacre pas à l’organisation de son séminaire et la haute qualité de service fournie, l’agence coûte peu pour le service d’organisation d’un séminaire. D’autre part, avec les nombreux dossiers réalisés chaque année par votre agence organisatrice de séminaire, elle a souvent une capacité de négociation auprès des fournisseurs. Pour finir, votre agence bénéficiant de prix professionnels, une bonne partie de son chiffre d’affaire n’est pas à votre charge, ce qui rend la sous-traitance pour l’organisation de votre séminaire d’autant plus fondée.
Une haute qualité de service
Votre agence en charge de l’organisation de vos séminaire vous fourni une haute qualité de service. Etant externe à votre entreprise, elle est toute concentrée à votre service. Les agents sur le terrain seront attentif à votre confort et prévenants, d’autant plus qu’ils sont disponibles, n’étant participants aux réunions.
Efficacité et discrétion, telles sont les vertus d’une bonne agence.
Yves Brunot
Professionnel du tourisme et de l’événementiel depuis 25 ans, consultant, conférencier.
www.alpes-seminaires.fr & www.france-seminaires.fr
